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Intenções de final de ano? Como transformá-las em realidade em 2023.

É da natureza humana imaginar que o futuro será melhor que o presente. Isso é ótimo. Traz a motivação que precisamos para marchar todos os dias rumo ao trabalho. O problema é que também faz parte de nossa natureza procrastinar, achar que as conquistas definidas no final do ano não eram tão importantes assim. Desistir. A forma como lidamos com essas duas forças opostas diz muito sobre os resultados que alcançamos.

Tive a sorte de assessorar mais de 70 escritórios nos últimos 20 anos. Nesse período pude ver muitos sócios que definiam objetivos e de fato implantavam projetos para alcançá-los. Vi gestores que iniciavam dezenas de planos em janeiro, e abandonavam a maioria deles em março. Também conheci aqueles que esqueciam suas promessas de réveillon já nos primeiros dias após o recesso forense, engolidos pelo volume de obrigações do dia a dia.

Como fazer parte do grupo de sócios que transformam intenções em ações e ações em resultados? A seguir você terá seis dicas para fazer acontecer em 2023. Algumas são muito simples. Outras, exigem um pouco mais de preparo. Todas, no entanto, já foram testadas e tiveram grande impacto nas empresas em que foram implantadas.

1. Tenha uma visão de longo prazo e compartilhe-a com todos.

Você deve se lembrar da célebre frase no discurso de Martin Luther King: I have a dream… Nele, o ativista criava a visão de um tempo futuro no qual negros e brancos conviveriam e a igualdade racial seria um fato. Era uma visão muito distante da realidade americana naqueles anos de 1960. Ao mesmo tempo era uma visão muito clara e motivadora para todos que a ouviam. A primeira dica é sobre isso.

Você não precisa ser um mártir em seu escritório, mas é essencial ter clareza de onde deseja chegar. Como sua firma estará em 3 ou 5 anos? Em que áreas será referência? Por que as pessoas terão orgulho em trabalhar nela? Não se trata de criar uma ilusão, mas de forjar uma visão desafiadora, que você e sua equipe desejam muito transformar em realidade.

Para que isso? Para combater o tédio que o trabalho sem sentido representa para todos nós. Cumprir dez prazos por dia não motiva um advogado. Nada é mais enfadonho do que acompanhar sistematicamente centenas publicações nos órgãos oficiais. O que nos move para a ação são os motivos finais. O reconhecimento que as causas ganhas trarão ou a percepção de que estamos trabalhando por algo maior. Por exemplo, a construção de um grande escritório.

2. Transforme a visão em algo palpável.

Quando os sócios reúnem as pessoas para criar a visão do escritório, é comum que todos se emocionem e manifestem grande adesão à ideia. Não se iluda. Essa emoção é passageira e só se manterá viva por longo tempo se for transformada em objetivos e metas claros. A maioria das pessoas esquecem desse fato. Ouso dizer que entre as mais de 70 bancas que já atendemos, apenas 8 ou 10 tinham metas estabelecidas quando começamos a ajudá-las.

Ao definir as metas, o sonho se esclarece. Fica mais evidente o que desejamos. Se almejamos ser referência no mercado de agronegócios, por exemplo, a meta para esse ano pode ser aumentar o faturamento do escritório no setor em 20%. Essa afirmação implica pensarmos em ações específicas de prospecção nesse segmento.

Se definimos que nossa visão é ter um escritório de excelência, podemos especificar que todas as consultas dos clientes sejam respondidas em até 24 horas. Como nos organizaremos para cumprir isso? Como mediremos para saber se estamos trabalhando com essa eficiência? Os objetivos e metas ajudam muito.

3. Implante políticas que apoiem o alcance das metas

A rotina de trabalho em qualquer escritório é estafante. As pressões pelo cumprimento dos prazos legais ou dos clientes pressionam para que todos atuem de modo rápido, sem pensar muito. Nesse contexto, é fácil imaginar que os objetivos fixados em janeiro sejam lembrados apenas em dezembro.

Como fazer com que todos se reúnam mensalmente, analisem as metas alcançadas e continuem a perseguir a visão de longo prazo? Não confie que as pessoas terão essa disciplina sozinhas. Implante políticas que as obrigue a realizar isso até que esse comportamento vire cultura.

Quando implantamos nosso método de gestão de pessoas em um escritório, definimos uma série de metas para a firma, suas áreas e até para cada indivíduo. Seu alcance acarreta ascensão dos profissionais na carreira e maior remuneração variável. Isso mobiliza todos. Os sócios acompanham os números para saber se o escritório está indo bem. A área de RH busca conhecê-los, preocupada com a promoção e o desenvolvimento das pessoas. Os advogados querem saber sobre suas remunerações e promoção.

Uma espiral positiva se forma e o que se vê é um interesse muito maior das pessoas pelas reuniões de acompanhamento. Mensalmente, procuramos analisar o que as levou a atingir os resultados ou não. Quais aprendizados tiraram a partir disso? Como mudarão a operação para conseguirem melhor desempenho? As metas viram um mote para participação e melhoria contínua, essencial para que os planos saiam do papel.

4. Se decidiu algo, implante.

Você já deve ter visto essa situação. O escritório percebeu que seu sistema de gestão de processos tinha problemas. Fez estudos, contratou um novo programa e iniciou a implantação. Um ano depois a firma tinha dois softwares em uso. O antigo, que não foi abandonado porque muitos advogados ainda utilizavam dados nele cadastrados, e o novo, em que estavam os processos mais recentes. Claro, o resultado é uma grande perda de tempo e de produtividade.

Demos o exemplo do software, mas isso se estende a qualquer mudança iniciada e não concluída. Minha recomendação: marque uma data para virar a chave, e faça-o sem piedade. No caso citado, defina um dia em que o software antigo será desligado. Se for uma nova política de remuneração, defina até quando todos os profissionais serão incorporados a ela. Você verá uma pressão positiva e alguma confusão na data da virada. Não desista. Eventuais confusões nesse período serão muito menores do que a bagunça gerada pelos projetos eternamente inacabados.

5. Sim, faça reuniões.

Vimos nos últimos vinte anos uma verdadeira cruzada contra as reuniões. Alguns executivos propõem que elas sejam realizadas em pé. Assim, durariam menos tempo, dizem. Outros, simplesmente pregam que elas sejam extintas. Afinal, custam caro, fala-se muito, decide-se pouco e implanta-se praticamente nada do que foi decidido.

As difamações contra as reuniões têm sua razão de ser. Poucos profissionais foram treinados para realizá-las com eficácia. Algumas pessoas, por exemplo, vêm para a reunião sem o mínimo de informações sobre o assunto a ser tratado. Outros estão ali na sala muito mais interessados em suas mensagens de whats app. Algumas decisões, quando tomadas, ficam sem um responsável formal e os follow ups de execução nem sempre são feitos.

O fato, no entanto, é que as pessoas precisam se conhecer, interagir e se confiar para poder atuarem bem em conjunto. Isso não se faz com troca desencontradas de áudios, nem com o envio de emails frios. A questão, portanto, é realizar reuniões produtivas. Recomendo especial atenção para que se tenha uma pauta prévia, um gestor preparado para conduzi-las, anotações com providências ao final do encontro e acompanhamento posterior do que foi definido. Em outro artigo explorarei esses tópicos em mais detalhes.

As dicas que você acabou de ler são essenciais para tirar do papel suas intenções de 2022. A sequência em que foram listadas representa uma ordem lógica sob a qual produziriam melhores efeitos. É possível, no entanto, que você não saiba exatamente por onde começar. Afinal, como gestor e crítico, você vê inúmeros pontos de melhoria em sua firma.

Calma. Para você que chegou até aqui, reservei uma dica especial. No link a seguir você encontrará uma ferramenta eletrônica que esclarecerá quais são os pontos portes e fracos de sua firma. Assim, vai ser fácil priorizar as ações de desenvolvimento para 2023. Ela faz parte do livro Gestão Jurídica, perguntas e respostas que levarão seu escritório a um desempenho superior. É um diagnóstico gratuito que utilizamos há mais de 15 anos para ajudar nossos clientes. Certamente será decisivo para você fazer 2023acontecer. Vamos começar? https://www.occonsult.com.br/livro-gestao-juridica/